Registrazione dei viaggiatori su SES.HOSPEDAJES: guida completa

Dal dicembre 2024, comunicare i dati di ogni ospite al Ministero dell'Interno è obbligatorio, senza eccezioni. Ti spieghiamo il processo completo, i 18 dati da raccogliere e gli errori che generano più sanzioni.

Equipo Fee4MeSpagna9 lug 202610 min di lettura

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Se gestisci un alloggio turistico in Spagna, ogni ospite che varca la tua soglia genera un obbligo di legge. Non si tratta di una raccomandazione né di una buona pratica: è una comunicazione obbligatoria al Ministero dell'Interno che deve essere effettuata entro 24 ore, pena sanzioni. L'obbligo esiste da decenni — il vecchio registro cartaceo dei viaggiatori —, ma il Real Decreto 933/2021 lo ha trasformato radicalmente: più dati, un unico canale telematico e scadenze rigide.

Il sistema si chiama SES.HOSPEDAJES ed è obbligatorio dal 2 dicembre 2024, dopo diverse proroghe. Sostituisce le vecchie piattaforme della Guardia Civil (Hospederías) e della Policía Nacional (WebPol). Riguarda tutte le strutture ricettive: hotel, ostelli, campeggi, case rurali e, naturalmente, gli alloggi a uso turistico.

Cos'è esattamente e a chi si applica

La registrazione dei viaggiatori è la comunicazione dei dati identificativi di ogni persona che soggiorna nel tuo alloggio alle Forze dell'Ordine. La sua finalità è di sicurezza pubblica, non fiscale: non ha nulla a che fare con l'Agenzia delle Entrate né con la tassa di soggiorno, sebbene spesso vengano confusi.

Si applica a qualsiasi attività ricettiva svolta a scopo di lucro e con finalità diversa dall'abitazione principale, indipendentemente dalla modalità e dalla durata. In altre parole: non importa se affitta per una notte o per un mese, se è l'unica proprietà o se ne gestisci venti. Se c'è ospitalità e c'è un corrispettivo, c'è l'obbligo.

Attenzione: non tutto il territorio utilizza SES.HOSPEDAJES

Questo è il punto che genera più inadempienze, soprattutto tra chi gestisce proprietà in più comunità autonome. Catalogna e Paese Basco mantengono i propri sistemi: gli alloggi catalani comunicano ai Mossos d'Esquadra, quelli baschi all'Ertzaintza. Inviare i dati di un alloggio di Barcellona a SES.HOSPEDAJES non ti esonera: saresti comunque inadempiente.

Ogni territorio, il suo sistema. Se hai proprietà a Madrid e a Barcellona, hai bisogno di due flussi distinti.

I dati che devi raccogliere

Il Real Decreto 933/2021 ha ampliato le informazioni richieste da 14 a 18 campi, suddivisi tra dati del viaggiatore e dati dell'operazione. Quelli del viaggiatore sono quelli già noti, più due che spesso vengono dimenticati:

Nome e cognome completi.
Tipo e numero del documento d'identità (DNI per i cittadini spagnoli, documento d'identità per i comunitari, passaporto per gli stranieri).
Numero di supporto del documento (il codice sul retro del DNI; è uno dei nuovi campi).
Nazionalità, sesso e data di nascita.
Luogo di residenza abituale, con indirizzo completo e paese (l'altro nuovo campo).
Telefono e indirizzo e-mail.
Grado di parentela con il viaggiatore principale, nel caso dei minori.

E i dati dell'operazione: date di arrivo e partenza, numero di viaggiatori, dati dell'immobile e il mezzo di pagamento. Su quest'ultimo, l'Agencia Española de Protección de Datos ha precisato che è sufficiente indicare il titolare, il tipo di carta, la data di scadenza e le ultime quattro cifre: non conservare il numero completo.

E i minori?

L'obbligo di identificazione mediante documento si applica ai maggiori di 14 anni. Per i minori accompagnati occorre indicare il grado di parentela o il titolo che legittima la responsabilità dell'adulto (tutore, insegnante, accompagnatore). Vale la pena verificare questo aspetto, poiché le piattaforme di check-in non lo gestiscono sempre correttamente.

Il termine: 24 ore, e si contano in fretta

La comunicazione deve essere effettuata immediatamente e, in ogni caso, entro un termine massimo di 24 ore dall'inizio del soggiorno. Se il soggiorno dura meno di 24 ore, i dati devono essere comunicati prima della partenza dell'ospite. Un esempio dell'errore classico: un ospite arriva alle 22:00 e il gestore rimanda l'invio a 'domani mattina'; se lo fa alle 9:00 del giorno successivo, va bene, ma se lo posticipa ancora di un giorno, è già fuori termine.

Inoltre, è necessario conservare i dati per tre anni dalla fine del servizio, in un registro informatico disponibile in caso di ispezione. È opportuno archiviare la ricevuta di conferma rilasciata dalla piattaforma: è la prova del tuo adempimento.

Come si fa, passo dopo passo

Passo 1 — Registrati come struttura ricettiva sulla sede elettronica del Ministero dell'Interno. È richiesto un certificato digitale o Cl@ve. È un requisito preliminare: senza registrazione non puoi effettuare comunicazioni.
Passo 2 — Raccogli i dati di tutti i viaggiatori prima della consegna delle chiavi. L'ideale è un modulo di check-in online da completare prima dell'arrivo.
Passo 3 — Comunica i dati alla piattaforma entro le 24 ore successive al check-in. Puoi farlo manualmente, tramite caricamento di file (CSV o XML) o mediante integrazione automatica dal tuo software gestionale.
Passo 4 — Salva la ricevuta di conferma e conserva il registro per tre anni.

Cosa succede se non adempi

Il regime sanzionatorio è quello della Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana, e distingue due livelli:

Infrazioni lievi (da 100 a 600 €): comunicazione fuori termine, trasmissione di dati incompleti o errati, o irregolarità nella compilazione del registro.
Infrazioni gravi (da 601 a 30.000 €): mancata iscrizione nel registro come fornitore di alloggio, o mancata comunicazione dei dati degli ospiti.

In pratica, l'ispezione ricerca intenzionalità o negligenza ripetuta, non la svista occasionale. Un invio tardivo dovuto a un'interruzione documentata del sistema raramente si conclude con una sanzione; un pattern continuato di invii a 36 o 48 ore, invece, sì. I procedimenti sono già in corso.

I cinque errori più costosi

Inviare al sistema sbagliato: utilizzare SES.HOSPEDAJES per un alloggio in Catalogna o nel Paese Basco.
Moduli di check-in non aggiornati: quelli che non raccolgono il numero di supporto del DNI né il paese di residenza abituale, i due nuovi campi.
Rimandare a fine giornata: in alta stagione, con più arrivi, qualche invio rimane sempre indietro.
Dimenticare i accompagnatori: occorre registrare tutti i viaggiatori, non solo chi ha effettuato la prenotazione.
Non conservare la ricevuta: senza di essa, dimostrare l'adempimento in sede di ispezione diventa complicato.

Domande frequenti

Posso rifiutare di ospitare chi non fornisce i propri dati?

Sì. L'obbligo è di natura legale, non contrattuale: senza i dati non puoi ospitare quella persona. Di solito l'ospite accetta, comprendendo che si tratta di un requisito di legge.

Occorre registrare le prenotazioni cancellate?

No. Si comunicano solo gli ospiti che soggiornano effettivamente. Tuttavia, qualsiasi modifica ai dati già comunicati obbliga a una nuova comunicazione.

Ho bisogno del consenso dell'ospite per trattare i suoi dati?

No. Il trattamento è fondato su un obbligo legale (articolo 6.1.c del GDPR), quindi non è necessario richiedere il consenso. Tuttavia, devi informare l'ospite della finalità del trattamento e della conservazione per tre anni: verifica quanto indicato nella tua informativa sulla privacy.

Quanto tempo richiede farlo correttamente?

Manualmente, tra i quindici e i venti minuti per ospite, tra raccolta dei documenti, trascrizione dei campi e invio. Con un sistema di check-in integrato che validi i dati e li invii automaticamente, si scende a meno di un minuto. Con una sola proprietà può valere la pena farlo a mano; con dieci, no.

In sintesi

La registrazione dei viaggiatori ha smesso di essere un adempimento secondario. Sono 18 dati, un termine di 24 ore, tre anni di conservazione e un regime sanzionatorio attivo. La buona notizia è che si automatizza bene: un processo di check-in ben strutturato raccoglie i campi corretti, li valida prima dell'invio e archivia la ricevuta.

Come sempre in materia normativa, questa guida ha carattere orientativo: la regolamentazione cambia ed è opportuno verificarla con la fonte ufficiale — la sede elettronica del Ministero dell'Interno — e, in caso di dubbi, con un professionista. Per ulteriori approfondimenti, puoi consultare anche la nostra guida alla normativa sugli affitti brevi o l'articolo sulla licenza turistica in Andalusia.