Seit Dezember 2024 ist die Übermittlung der Daten jedes Gastes an das Innenministerium ohne Ausnahme verpflichtend. Wir erklären Ihnen den gesamten Ablauf, die 18 zu erhebenden Angaben und die Fehler, die am häufigsten zu Bußgeldern führen.
↓Wenn Sie in Spanien eine Ferienwohnung vermieten, begründet jeder Gast, der Ihre Türschwelle überschreitet, eine gesetzliche Pflicht. Es handelt sich weder um eine Empfehlung noch um eine gute Praxis: Es ist eine verbindliche Meldung an das Innenministerium, die innerhalb von 24 Stunden erfolgen muss und deren Verletzung mit Bußgeldern geahndet wird. Diese Verpflichtung besteht seit Jahrzehnten — ehemals in Form des Meldescheins auf Papier —, doch das Real Decreto 933/2021 hat sie grundlegend verändert: mehr Daten, ein einziger digitaler Kanal und strenge Fristen.
Das System heißt SES.HOSPEDAJES und ist seit dem 2. Dezember 2024 nach mehreren Fristverlängerungen verbindlich. Es ersetzt die früheren Plattformen der Guardia Civil (Hospederías) und der Policía Nacional (WebPol). Es gilt für alle Beherbergungsbetriebe: Hotels, Pensionen, Campingplätze, Landhäuser und selbstverständlich auch Ferienwohnungen.
Die Reisendenmeldung ist die Übermittlung der Identifikationsdaten jeder in Ihrer Unterkunft beherbergten Person an die Sicherheitsbehörden des Staates. Ihr Zweck ist die öffentliche Sicherheit, nicht der fiskalische: Sie hat nichts mit dem Finanzamt oder der Tourismusabgabe zu tun, auch wenn dies häufig verwechselt wird.
Sie gilt für jede Beherbergungstätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht und einem anderen Zweck als dem des dauerhaften Wohnsitzes, unabhängig von Form und Dauer. Das bedeutet: Es spielt keine Rolle, ob Sie eine Nacht oder einen Monat vermieten, ob es Ihre einzige Immobilie ist oder ob Sie zwanzig verwalten. Wo Beherbergung und Entgelt vorliegen, besteht die Pflicht.
Dies ist der Punkt, der die meisten Verstöße verursacht, besonders bei denjenigen, die Immobilien in mehreren Regionen verwalten. Katalonien und das Baskenland führen eigene Systeme: Unterkünfte in Katalonien melden an die Mossos d'Esquadra, jene im Baskenland an die Ertzaintza. Die Daten einer Wohnung in Barcelona an SES.HOSPEDAJES zu übermitteln, befreit Sie nicht von der Pflicht — Sie würden diese dennoch verletzen.
Jedes Gebiet, sein eigenes System. Wer Immobilien in Madrid und Barcelona besitzt, benötigt zwei separate Meldewege.
Das Real Decreto 933/2021 hat die geforderten Angaben von 14 auf 18 Felder erweitert, aufgeteilt in Reisenden- und Vorgangsdaten. Die Angaben zum Reisenden sind überwiegend bekannt, ergänzt um zwei häufig vergessene Felder:
Hinzu kommen die Angaben zum Vorgang: An- und Abreisedatum, Anzahl der Reisenden, Daten der Unterkunft sowie das Zahlungsmittel. Zu letzterem hat die Agencia Española de Protección de Datos klargestellt, dass Karteninhaber, Kartentyp, Ablaufdatum und die letzten vier Ziffern ausreichen — bewahren Sie niemals die vollständige Kartennummer auf.
Die Pflicht zur Identifikation mittels Dokument gilt ab einem Alter von 14 Jahren. Bei begleiteten Minderjährigen muss das Verwandtschaftsverhältnis oder der Rechtstitel angegeben werden, der die Verantwortung des Erwachsenen legitimiert (Vormund, Lehrkraft, Betreuer). Es empfiehlt sich, diesen Punkt sorgfältig zu prüfen, da Check-in-Plattformen ihn nicht immer korrekt abbilden.
Die Meldung muss unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von maximal 24 Stunden nach Beginn der Beherbergung erfolgen. Dauert der Aufenthalt weniger als 24 Stunden, sind die Daten vor der Abreise des Gastes zu übermitteln. Ein klassischer Fehler: Ein Gast checkt um 22:00 Uhr ein und der Verwalter verschiebt die Übermittlung auf 'morgen früh'. Erfolgt sie um 9:00 Uhr des Folgetages, ist alles in Ordnung — wird sie jedoch einen weiteren Tag aufgeschoben, ist die Frist bereits überschritten.
Darüber hinaus sind die Daten drei Jahre lang nach Beendigung des Aufenthalts in einem digitalen Register aufzubewahren, das bei einer Inspektion jederzeit vorgelegt werden kann. Es empfiehlt sich außerdem, die Empfangsbestätigung der Plattform zu archivieren: Sie ist Ihr Nachweis der Erfüllung.
Das Sanktionsregime richtet sich nach dem Ley Orgánica 4/2015 zur Sicherung der öffentlichen Ordnung und unterscheidet zwei Stufen:
In der Praxis sucht die Aufsichtsbehörde nach Vorsatz oder wiederholter Fahrlässigkeit, nicht nach dem gelegentlichen Versehen. Eine verspätete Meldung aufgrund eines dokumentierten Systemausfalls endet selten in einem Bußgeld; ein wiederkehrendes Muster von Meldungen nach 36 oder 48 Stunden hingegen schon. Die ersten Verfahren sind bereits eingeleitet.
Ja. Die Pflicht ist gesetzlicher Natur, nicht vertraglich: Ohne die erforderlichen Daten dürfen Sie die Person nicht beherbergen. In der Regel stimmt der Gast zu, sobald er versteht, dass es sich um eine gesetzliche Anforderung handelt.
Nein. Es werden ausschließlich Gäste gemeldet, die tatsächlich beherbergt werden. Allerdings macht jede Änderung bereits übermittelter Daten eine erneute Meldung erforderlich.
Nein. Die Verarbeitung ist durch eine gesetzliche Verpflichtung gedeckt (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sodass keine Einwilligung erforderlich ist. Sie müssen den Gast jedoch über den Zweck und die dreijährige Aufbewahrung informieren: Überprüfen Sie dies in Ihrer Datenschutzerklärung.
Manuell sind es zwischen fünfzehn und zwanzig Minuten pro Gast — vom Einsammeln der Dokumente über die Dateneingabe bis zur Übermittlung. Mit einem integrierten Check-in-System, das die Daten validiert und automatisch übermittelt, sinkt dieser Aufwand auf unter eine Minute. Bei einer einzelnen Immobilie kann die manuelle Bearbeitung noch vertretbar sein; bei zehn Objekten ist sie es nicht mehr.
Die Reisendenmeldung ist längst kein bürokratischer Nebenpunkt mehr. Es handelt sich um 18 Pflichtangaben, eine Frist von 24 Stunden, eine dreijährige Aufbewahrungspflicht und ein aktives Sanktionsregime. Die gute Nachricht: Der Prozess lässt sich gut automatisieren — ein durchdachter Check-in-Ablauf erfasst die richtigen Felder, validiert sie vor der Übermittlung und archiviert die Empfangsbestätigung.
Wie stets bei regulatorischen Themen ist dieser Leitfaden als Orientierungshilfe zu verstehen: Die Rechtslage kann sich ändern, und es empfiehlt sich, die aktuellen Informationen über die offizielle Quelle — das elektronische Behördenportal des Innenministeriums — zu prüfen und bei Unklarheiten einen Fachmann hinzuzuziehen. Für weiterführende Informationen können Sie auch unseren Leitfaden zu den Vorschriften für Ferienvermietungen sowie den Artikel über die touristische Lizenz in Andalusien konsultieren.
"Bei Fee4Me automatisieren wir die Reisendenmeldung für jede Buchung und kümmern uns um die Einhaltung aller Vorschriften für Ihre Immobilie."
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