Registro de viajeros en SES.HOSPEDAJES: guía completa

Desde diciembre de 2024, comunicar los datos de cada huésped al Ministerio del Interior es obligatorio, sin excepciones. Te explicamos el proceso completo, los 18 datos que hay que recoger y los errores que más sanciones generan.

Equipo Fee4MeEspaña9 jul 202610 min de lectura

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Si alquilas una vivienda turística en España, cada huésped que cruza tu puerta genera una obligación legal. No es una recomendación ni una buena práctica: es una comunicación obligatoria al Ministerio del Interior que debe hacerse en menos de 24 horas, y cuyo incumplimiento se sanciona. La obligación existe desde hace décadas —el viejo parte de viajeros en papel—, pero el Real Decreto 933/2021 la transformó por completo: más datos, un único canal telemático y plazos estrictos.

El sistema se llama SES.HOSPEDAJES y es de cumplimiento obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024, tras varias prórrogas. Sustituye a las antiguas plataformas de la Guardia Civil (Hospederías) y de la Policía Nacional (WebPol). Y afecta a todos los alojamientos: hoteles, hostales, campings, casas rurales y, por supuesto, viviendas de uso turístico.

Qué es exactamente y a quién obliga

El registro de viajeros es la comunicación de los datos identificativos de cada persona que se aloja en tu vivienda a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Su finalidad es de seguridad ciudadana, no fiscal: no tiene nada que ver con Hacienda ni con la tasa turística, aunque a menudo se confundan.

Se aplica a toda actividad de hospedaje con ánimo de lucro y finalidad distinta a la de vivienda habitual, con independencia de su modalidad y duración. Es decir: da igual que alquiles una noche o un mes, que sea tu única propiedad o que gestiones veinte. Si hay hospedaje y hay precio, hay obligación.

Atención: no todo el territorio usa SES.HOSPEDAJES

Este es el punto que más incumplimientos genera, sobre todo entre quienes gestionan propiedades en varias comunidades. Cataluña y País Vasco mantienen sus propios sistemas: los alojamientos catalanes comunican a los Mossos d'Esquadra, y los vascos a la Ertzaintza. Enviar los datos de una vivienda de Barcelona a SES.HOSPEDAJES no te exime: estarías incumpliendo igualmente.

Cada territorio, su sistema. Si tienes propiedades en Madrid y en Barcelona, necesitas dos flujos distintos.

Los datos que tienes que recoger

El Real Decreto 933/2021 amplió la información exigida de 14 a 18 campos, repartidos entre los datos del viajero y los de la operación. Los del viajero son los que ya conoces, más dos que suelen olvidarse:

Nombre y apellidos completos.
Tipo y número de documento de identidad (DNI para españoles, documento de identidad para comunitarios, pasaporte para extranjeros).
Número de soporte del documento (el código del reverso del DNI; es uno de los campos nuevos).
Nacionalidad, sexo y fecha de nacimiento.
Lugar de residencia habitual, con dirección completa y país (el otro campo nuevo).
Teléfono y correo electrónico.
Parentesco con el viajero principal, en el caso de los menores.

Y los datos de la operación: fechas de entrada y salida, número de viajeros, datos del inmueble, y el medio de pago. Sobre este último, la Agencia Española de Protección de Datos ha matizado que basta con el titular, el tipo de tarjeta, la fecha de caducidad y los cuatro últimos dígitos: no guardes el número completo.

¿Y los menores?

La obligación de identificar mediante documento alcanza a los mayores de 14 años. Para los menores acompañados hay que consignar el parentesco o el título que legitima la responsabilidad del adulto (tutor, profesor, monitor). Conviene revisar este punto, porque las plataformas de check-in no siempre lo contemplan bien.

El plazo: 24 horas, y se cuentan rápido

La comunicación debe realizarse de forma inmediata y, en todo caso, en un plazo máximo de 24 horas desde el inicio del hospedaje. Si la estancia dura menos de 24 horas, hay que comunicar los datos antes de la salida del huésped. Un ejemplo del error clásico: un huésped entra a las 22:00 y el gestor deja el envío para "mañana por la mañana"; si lo hace a las 9:00 del día siguiente, va bien, pero si lo posterga un día más, ya está fuera de plazo.

Además, hay que conservar los datos durante tres años desde la finalización del servicio, en un registro informático disponible ante una inspección. Y conviene archivar el acuse de recibo que devuelve la plataforma: es tu prueba de cumplimiento.

Cómo se hace, paso a paso

Paso 1 — Date de alta como establecimiento en la sede electrónica del Ministerio del Interior. Necesitas certificado digital o Cl@ve. Es un requisito previo: sin alta no puedes comunicar.
Paso 2 — Recoge los datos de todos los viajeros antes de la entrega de llaves. Lo ideal es un formulario de check-in online previo a la llegada.
Paso 3 — Comunica los datos a la plataforma dentro de las 24 horas siguientes al check-in. Puedes hacerlo manualmente, por carga de fichero (CSV o XML) o mediante integración automática desde tu software de gestión.
Paso 4 — Guarda el acuse de recibo y conserva el registro durante tres años.

Qué pasa si no cumples

El régimen sancionador es el de la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana, y distingue dos niveles:

Infracciones leves (de 100 a 600 €): comunicar fuera de plazo, transmitir datos incompletos o erróneos, o irregularidades en la cumplimentación del registro.
Infracciones graves (de 601 a 30.000 €): no figurar en el registro como proveedor de alojamiento, o no comunicar los datos de los huéspedes.

En la práctica, la inspección busca intencionalidad o negligencia repetida, no el despiste puntual. Un envío tardío por una caída documentada del sistema rara vez acaba en sanción; un patrón continuado de envíos a las 36 o 48 horas, sí. Los expedientes ya están en marcha.

Los cinco errores que más caro salen

Enviar al sistema equivocado: usar SES.HOSPEDAJES para una vivienda de Cataluña o del País Vasco.
Formularios de check-in desactualizados: los que no recogen el número de soporte del DNI ni el país de residencia habitual, los dos campos nuevos.
Dejarlo para el final del día: en temporada alta, con varias entradas, siempre se queda alguno sin enviar.
Olvidar a los acompañantes: hay que registrar a todos los viajeros, no solo a quien hizo la reserva.
No guardar el acuse: sin él, demostrar el cumplimiento ante una inspección se complica.

Preguntas frecuentes

¿Puedo negarme a alojar a quien no dé sus datos?

Sí. La obligación es legal, no contractual: sin los datos no puedes hospedar a esa persona. Lo habitual es que el huésped acceda al entender que es un requisito de ley.

¿Hay que registrar las reservas canceladas?

No. Solo se comunican los huéspedes que efectivamente se alojan. Eso sí, cualquier modificación de los datos ya comunicados obliga a una nueva comunicación.

¿Necesito el consentimiento del huésped para tratar sus datos?

No. El tratamiento está amparado por una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD), así que no se pide consentimiento. Pero sí debes informar al huésped de la finalidad y de la conservación durante tres años: revísalo en tu política de privacidad.

¿Cuánto tiempo lleva hacerlo bien?

Manualmente, entre quince y veinte minutos por huésped, entre recoger los documentos, transcribir los campos y enviar. Con un sistema de check-in integrado que valide los datos y envíe automáticamente, baja a menos de un minuto. Con una propiedad puede compensar hacerlo a mano; con diez, no.

En resumen

El registro de viajeros dejó de ser un trámite menor. Son 18 datos, un plazo de 24 horas, tres años de conservación y un régimen sancionador activo. La buena noticia es que se automatiza bien: un buen proceso de check-in recoge los campos correctos, los valida antes de enviarlos y deja el acuse archivado.

Como siempre en materia normativa, esta guía es orientativa: la regulación cambia y conviene contrastarla con la fuente oficial —la sede electrónica del Ministerio del Interior— y, ante cualquier duda, con un profesional. Para más contexto, puedes consultar también nuestra guía de normativa del alquiler vacacional o el artículo sobre la licencia turística en Andalucía.