Depuis décembre 2024, communiquer les données de chaque voyageur au ministère de l'Intérieur est obligatoire, sans exception. Nous vous expliquons le processus complet, les 18 données à collecter et les erreurs qui génèrent le plus de sanctions.
↓Si vous proposez une location saisonnière en Espagne, chaque voyageur qui franchit votre porte génère une obligation légale. Il ne s'agit pas d'une recommandation ni d'une bonne pratique : c'est une communication obligatoire au ministère de l'Intérieur qui doit être effectuée en moins de 24 heures, et dont le non-respect est sanctionné. Cette obligation existe depuis des décennies — l'ancien registre de voyageurs sur papier —, mais le Real Decreto 933/2021 l'a entièrement transformée : davantage de données, un canal télématique unique et des délais stricts.
Le système s'appelle SES.HOSPEDAJES et son respect est obligatoire depuis le 2 décembre 2024, après plusieurs reports. Il remplace les anciennes plateformes de la Guardia Civil (Hospederías) et de la Police Nationale (WebPol). Il concerne tous les hébergements : hôtels, auberges, campings, gîtes ruraux et, bien entendu, les logements à usage touristique.
L'enregistrement des voyageurs consiste à communiquer les données d'identification de chaque personne hébergée dans votre logement aux Forces et Corps de Sécurité de l'État. Sa finalité est la sécurité publique, et non fiscale : cela n'a rien à voir avec le fisc ni avec la taxe de séjour, même si la confusion est fréquente.
Cette obligation s'applique à toute activité d'hébergement à but lucratif dont la finalité diffère de celle d'une résidence principale, quelle qu'en soit la modalité et la durée. Autrement dit : peu importe que vous louiez une nuit ou un mois, que ce soit votre seul bien ou que vous en gériez vingt. S'il y a hébergement et contrepartie financière, il y a obligation.
C'est le point qui génère le plus de manquements, notamment chez ceux qui gèrent des biens dans plusieurs communautés autonomes. La Catalogne et le Pays Basque disposent de leurs propres systèmes : les hébergements catalans communiquent aux Mossos d'Esquadra, et ceux du Pays Basque à l'Ertzaintza. Envoyer les données d'un logement à Barcelone via SES.HOSPEDAJES ne vous dispense pas de l'obligation : vous seriez en infraction tout autant.
Chaque territoire, son système. Si vous avez des biens à Madrid et à Barcelone, vous avez besoin de deux flux distincts.
Le Real Decreto 933/2021 a élargi les informations exigées de 14 à 18 champs, répartis entre les données du voyageur et celles de l'opération. Les données du voyageur sont celles que vous connaissez déjà, auxquelles s'ajoutent deux champs souvent oubliés :
Viennent ensuite les données de l'opération : dates d'arrivée et de départ, nombre de voyageurs, données du bien immobilier et moyen de paiement. Sur ce dernier point, l'Agencia Española de Protección de Datos a précisé qu'il suffit d'indiquer le titulaire, le type de carte, la date d'expiration et les quatre derniers chiffres : ne conservez pas le numéro complet.
L'obligation d'identification par document concerne les personnes âgées de 14 ans et plus. Pour les mineurs accompagnés, il faut indiquer le lien de parenté ou le titre qui légitime la responsabilité de l'adulte (tuteur, enseignant, animateur). Ce point mérite une attention particulière, car les plateformes de check-in ne le prennent pas toujours en compte correctement.
La communication doit être effectuée sans délai et, en tout état de cause, dans un délai maximal de 24 heures à compter du début de l'hébergement. Si le séjour dure moins de 24 heures, les données doivent être communiquées avant le départ du voyageur. Un exemple d'erreur classique : un voyageur arrive à 22h00 et le gestionnaire reporte l'envoi à 'demain matin' ; s'il le fait à 9h00 le lendemain, tout va bien, mais s'il le repousse d'un jour supplémentaire, le délai est dépassé.
Par ailleurs, vous devez conserver les données pendant trois ans à compter de la fin de la prestation, dans un registre informatique accessible en cas d'inspection. Il est également conseillé d'archiver l'accusé de réception renvoyé par la plateforme : c'est votre preuve de conformité.
Le régime des sanctions est celui de la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana, et distingue deux niveaux :
En pratique, les inspecteurs recherchent l'intentionnalité ou la négligence répétée, et non les erreurs ponctuelles. Un envoi tardif dû à une panne documentée du système aboutit rarement à une sanction ; un schéma persistant d'envois à 36 ou 48 heures, en revanche, si. Les procédures sont déjà en cours.
Oui. L'obligation est légale, non contractuelle : sans les données, vous ne pouvez pas héberger cette personne. En général, le voyageur accepte dès lors qu'il comprend qu'il s'agit d'une exigence légale.
Non. Seuls les voyageurs qui séjournent effectivement dans le logement doivent être communiqués. En revanche, toute modification des données déjà communiquées impose une nouvelle communication.
Non. Le traitement est fondé sur une obligation légale (article 6.1.c du RGPD), de sorte qu'aucun consentement n'est requis. Mais vous devez informer le voyageur de la finalité du traitement et de la conservation pendant trois ans : vérifiez ce point dans votre politique de confidentialité.
Manuellement, entre quinze et vingt minutes par voyageur, entre la collecte des documents, la saisie des champs et l'envoi. Avec un système de check-in intégré qui valide les données et les envoie automatiquement, cela descend à moins d'une minute. Avec un seul bien, le faire à la main peut se justifier ; avec dix, cela n'a plus aucun sens.
L'enregistrement des voyageurs n'est plus une simple formalité. Il s'agit de 18 données, d'un délai de 24 heures, de trois ans de conservation et d'un régime de sanctions actif. La bonne nouvelle, c'est qu'il se prête très bien à l'automatisation : un bon processus de check-in collecte les bons champs, les valide avant de les envoyer et archive automatiquement l'accusé de réception.
Comme toujours en matière réglementaire, ce guide est indicatif : la réglementation évolue et il convient de la vérifier auprès de la source officielle — le portail électronique du ministère de l'Intérieur — et, en cas de doute, auprès d'un professionnel. Pour plus de contexte, vous pouvez également consulter notre guide sur la réglementation de la location saisonnière ou l'article sur la licence touristique en Andalousie.
"Chez Fee4Me, nous automatisons l'enregistrement des voyageurs pour chaque réservation et nous prenons en charge la conformité réglementaire de votre logement."
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